Préparez une rencontre virtuelle efficace en 6 étapes

Avec La COVID, pas facile de faire des rendez-vous en face à face efficaces avec un masque qui nous permet à peine de lire les émotions de nos clients. On vous présente comment préparer et exécuter une rencontre virtuelle puissante qui aura beaucoup d’impact positif pour vos rendez-vous client. Le tout en 6 étapes faciles.

1) S’assurer d’être bien préparé

Avant de vous y mettre, assurez vous que vous avez établi un plan de match pour votre présentation et que votre connexion internet est fluide afin d’éviter que votre écran gel ou que notre client vous entende par petits extraits coupés.

2) Évitez à tout prix le n’importe quoi

Un peu avant votre rencontre virtuelle, assurez-vous d’avoir structuré votre présentation. 4 points puissants et organisés.  Soyez en mesure de conserver cette structure tout au long de votre présentation.

Votre client voudra toujours savoir ce qui l’avantage dans votre présentation alors miser là-dessus. Assurez-vous d’avoir les informations contact de votre client en tout temps pour le rejoindre ou lui transmettre des documents pendant la rencontre.

3) Avoir un environnement sans distraction

Lorsque vous commencez votre appel virtuel, assurez-vous de ne pas être distrait. Votre porte doit être barrée, votre cellulaire éteint. Votre environnement de travail doit être efficace. Vous devez être à 100% disponible pour votre client.

Évitez de naviguer en ligne pendant votre appel, votre regard doit être fixé sur la caméra pour rendre la rencontre virtuelle aussi humaine que possible.

Aussi, on va se le dire, les fonds d’écran par défaut de style fond vert, c’est à éviter à tout prix si vous tentez d’avoir l’air professionnel. Souvent votre visage s’adapte mal au fond, on voit des zones trouées et lorsque vous bougez, ça finit par donner un peu mal au cœur.

4) Maîtriser votre application virtuelle

Que vous travailliez avec Zoom, Team, Google Hangouts ou autres, il faut savoir maîtriser son outil. Il est existentiel d’avoir une option de partage d’écran pour pouvoir mieux suivre avec votre client les détails de vos documents.

Assurez-vous d’explorer tous les boutons et fonctionnalités de votre outil virtuel. Maîtrisez les fonctions de partage d’écran, du micro, du chat et de l’hôte de l’appel pour assurer une rencontre simple et facile.

Prenez le temps de vous exercer avec un membre de votre famille par exemple en guise de préparation.

5) Maîtriser le partage d’écran comme un pro

Le visuel est la clé pendant une rencontre pour qu’elle soit intéressante et facile à comprendre. Évitez de demander à votre client de suivre votre rencontre par des documents envoyés par courriel et guidez votre client en live sur le document en partage d’écran.

Mesurer le débit de changement de page et de document en les ouvrant à l’avance sur votre ordinateur pour des transitions plus fluides.

6) On clôt le deal

Tout est question de Momentum même en virtuel. Envoyez votre entente par courriel pendant votre appel. Puis, faites signer en toute simplicité avec la signature électronique.

N’envoyez surtout pas vos documents après l’appel, vous perdez votre Momentum et l’impact de votre présentation auprès de votre client qui pourrait remettre à plus tard ou jamais la signature de l’entente. 

Bref, voici quelques trucs pour mieux réussir vos rencontres virtuelles. Vous êtes le maître de votre Momentum et votre intégrité doit être présente à 100% comme en présentiel pour bien réussir votre rencontre.

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